Ein ganz einfacher Vorgang in nur drei Schritten
Schritt 1
Du schreibst oder rufst uns an
Frage uns einfach, ob Officearbeiten, wie Angebote schreiben, Telefonannahme, Buchhaltung oder Social Media aufbauen/pflegen - Fragen kostet bekanntlich nichts, außer etwas Zeit aber bringt dafür Klarheit.
Schritt 2
Wir erstellen dir ein Angebot
Es richtet sich nach fachlicher Qualifikation und zeitlichem Aufwand. Natürlich benötigt professionelles Marketing z.B. mehr Qualifikationen als Anrufe entgegenzunehmen.
Schritt 3
Wir übernehmen deine Arbeiten
Wir werden in deinem Namen tätig und erledigen deine Arbeiten. Beisielweise werden Anrufe unter deiner oder einer vereinbarten Firmennummer angenommen
Wie und Wo wir dich am besten Unterstützen können:
1. Office/Backoffice
- E-Mails managen (Priorisierung, Kurzantworten, Wiedervorlagen).
- Kalender & Termine koordinieren (inkl. Pufferzeiten, Teams/Zoom/Meet-Links).
- Angebots-/Rechnungs-Erstellung, Zahlungseingänge prüfen, Mahnwesen (Light).
- CRM pflegen (Leads, Notizen, Deal-Phasen, Follow-ups).
- Dokumentvorlagen & Ablage strukturieren (Namenskonventionen, Versionsstand).
- Recherche (Lieferanten, Preise, Ansprechpartner, Fristen).
- Meeting-Notizen & To-Dos protokollieren, Nachverfolgung.
- Einfache Personal-/Freelancer-Koordination (Briefings, Deadlines).
- Reisemanagement (Routen, Hotels, Belege sammeln).
- Einfache Buchführung
2. Social Media
- Redaktionsplan erstellen (Formate, Frequenz, Kanäle, Themencluster).
- Content-Aufbereitung: Kurztexte, Hook/CTA, Hashtags, Bild-/Kurzvideo-Schnitt.
- Posten & Planung (Scheduler), Community-Management (Kommentare/DMs).
- UGC-/Kundenstimmen einholen und verwertbar machen.
- Swipe-Files & Vorlagen in Canvapflegen.
- Reportings (Reichweite, Saves, Click-Through, Leads).
- Wettbewerbs-/Trend-Monitoring, Audio-Trends (Reels/TikTok).
- Social-SEO (Keywords in Bio, Alt-Texte, Dateinamen).
- Kooperationen/Creator Outreach koordinieren.
3. Marketing
- Newsletter & Automationen (Willkommensserie, Re-Engagement).
- Blog/SEO: Keyword-Recherche, Briefings, Lektorat, CMS-Einstellen
- Landingpages testen (Headline/CTA/Proof), A/B-Tests vorbereiten.
- Lead-Magnete & Funnels (Checklisten, Mini-Kurse, Webinare).
- Ads-Kampagnen-Erstellung (Google/Meta/TikTok/Snapchat)
- Case Studies & Referenzen einsammeln/aufbereiten.
- PR-Grundlagen: Firmenprofil, Presseverteiler pflegen.
- Bewertungsmanagement (Google, ProvenExpert)
4. Webdesign
- Neue Websites erstellen
- Inhalte einpflegen (Texte, Bilder, Metadaten)
- CMS-Pflege (Onepage.io, WordPress u.Ä.), Backups & Basis-Sicherheitspunkte.
- On-Page-SEO (Titles/Descriptions, H-Struktur, Alt-Texte, interne Links).
- Speed-Quick-Wins (Bild-Kompression, Lazy-Load, unnötige Skripte).
- Formulare + Tracking (GA4 Events, GTag/Pixel, Consent-Check).
- Conversion-Elemente: Trust-Badges, FAQs, Social-Proof
- Microsites/Landingpages aufsetzen (Kampagnen, Bewerbungen, Events).
- Grundlegende Fehlerchecks (Broken Links, 404, Redirects).
- Mini-Designanpassungen (Canva-Assets, Favicon, Fav-Farben).
Problem
Ein Handwerker hat so viele Aufträge, dass er einfach keine Zeit für die Büroarbeit hat. Dazu nervt es ihn ehrlich gesagt auch sehr, dass den ganzen Tag ständig wieder das Telefon klingelt.
Das hält ihn alles nur von seiner Arbeit ab.
Lösung
Wir kümmern uns um seine Büroarbeit. Wir schreiben Angebote, Rechnungen, nehmen Telefonate in seinem Namen an und schicken ihm eine täglich Zusammenfassung. Auf Wunsch können wir auch Social Media Kanäle aufbauen und /oder Pflegen.
Das Wichtigkeit des Handwerks wird sehr unterschätzt und ist einer der wichtigsten Pfeiler dieses Landes. Wir freuen uns wirklich sehr über jeden, den wir unterstützen dürfen.
Problem
Ob Psychotherapeut, Physiotherpeut, Heilpraktiker, Hypnosecoach - was alle vereint, dass ist, das sie Menschen helfen und das ist ihre Stärke, dahin gehört auch ihre Konzentration, nicht auf den Terminplaner, Telefon oder E-Mail-Postfächer.
Lösung
Wir kümmern uns darum. Wir können von der Terminplanung, über die Telefonie und die E-Mail Sichtung oder korrespondenz, Marketing und Social Media alles übernehmen.
Speziell der Gesundheits und Heilsektor ist ein großer Schwerpunkt von uns, da wir selbst auch schon sehr viele Jahre in der Branche tätig sind
Alle weiteren Businesses
Ob du nun als Coach, Trainer, Berater oder auch Yoga Lehrer tätig bist, wenn du Unterstützung benötigst, dann frage uns bitte einfach.
Gern schauen wir, ob wir oder jemand aus unserem Netzwerk zu dir, deinem Business und deinen Anforderungen passen könnte, damit du die bestmögliche Unterstüzung erhalten kannst.
Schließlich leben wir im Zeitalter der Vernetzung.
Management Team
Die Gründer von arbeite.online by Wolk & Wolk
Merle Wolk
Gründerin
25 + Jahre Erfahrung als Selbstständige und Unternehmerin.
Hat u.a. aus dem Nichts und in kürzester Zeit ein medizinisches Logistikunternehmen mit 1,5 Millionen Umsatz aufbaut.
Sie weiß worauf es ankommt.
Niko Wolk
Gründer
Ebenfalls 25+ Jahre Erfahrung als Selbstständiger und Unternehmer.
Informatiker, Webdesigner, Marketing und KI Nerd. Ist lange Jahre als IT-Dozent durch Deutschland gereist. Danach als "Firmenretter & Business Coach".
Diverse Freelancer
Gemeinsam statt einsam
Wir leben im Zeitalter der Vernetzung und arbeiten mit Fachkräften, gern auch digital Nomads, zusammen.
Um möglichst große Redundanz bieten zu können, da wir unsere und damit deine Arbeit wirlich sehr ernst nehmen, arbeiten wir auftragsbezogen auch Länderübergreifend mit Experten zusammen.
Buche dein kostenloses Beratungsgespräch
und lass uns einfach schauen, ob und wo wir dir helfen können
Immer wieder gerne.
Nochmal vielen Dank für die Emailorganisation. Das ist einfach nicht meins und wird es auch nie sein.
M. F.
Kiel, Deutschland
Danke für das Einspringen und Aushelfen. 😊
Wenn jemand einen Engpass hat, ist arbeite.online von Merle & Niko nur zu Empfehlen.
Schnell, unbürokratischund professionell.
Marie Schmitt
Mobil, Deutschland
1+++ Genau so hält man einem den Rücken frei. Ich kann mich nunvoll und ganz auf meine Arbeit kkonzentrieren, ohne immer wieder ans Telefon gehen zu müssen oder Emails zu beantworten. Eine Liste am Abend und Fertig. Wirklich super 👍🏻👍🏻👍🏻
Paul R.
Itzehoe, Deutschland
Websitebetreuung✅ LinkedIn✅ Anrufe✅ Mail✅
Mehr habe ich nicht gebraucht aber das hat alles wie versprochen funktioniert. Sogar besser als erwartet.
Janina W.
Norddeutschland
Immer wieder gerne.
Nochmal vielen Dank für die Emailorganisation. Das ist einfach nicht meins und wird es auch nie sein.
M. F.
Kiel, Deutschland
Danke für das Einspringen und Aushelfen. 😊
Wenn jemand einen Engpass hat, ist arbeite.online von Merle & Niko nur zu Empfehlen.
Schnell, unbürokratischund professionell.
Marie Schmitt
Mobil, Deutschland
1+++ Genau so hält man einem den Rücken frei. Ich kann mich nunvoll und ganz auf meine Arbeit kkonzentrieren, ohne immer wieder ans Telefon gehen zu müssen oder Emails zu beantworten. Eine Liste am Abend und Fertig. Wirklich super 👍🏻👍🏻👍🏻
Paul R.
Itzehoe, Deutschland
Websitebetreuung✅ LinkedIn✅ Anrufe✅ Mail✅
Mehr habe ich nicht gebraucht aber das hat alles wie versprochen funktioniert. Sogar besser als erwartet.
Janina W.
Norddeutschland
Häufig gestellte Fragen
Für wen eignet sich eine Virtuelle Assistenz (VA)?
Für Solo-Selbstständige, Startups und KMU ebenso wie Teams in Marketing, Vertrieb, HR, Support, Operations oder Backoffice. Besonders sinnvoll, wenn Workloads schwanken oder (noch) kein Vollzeit-Hire passt.
Was macht eine Virtuelle Assistenz (VA) konkret?
Wir übernehmen wiederkehrende Aufgaben und Spezial-To-dos, damit du Zeit für das Wesentliche hast: z. B. E-Mail- und Kalendermanagement, Recherche, Termin- & Reiseplanung, Content-Support, Social-Media-Zuarbeit, Kundensupport, leichte Buchhaltung/Vorbereitung, Datenpflege (CRM/ERP), Angebots-/Rechnungsvorbereitung, Präsentationen, Prozessdokumentation und Projektkoordination, HR-Aufgaben.
Wie starten wir die Zusammenarbeit?
• Kurzes Kennenlernen (Ziele, Aufgaben, Tools).
• Onboarding & Zugänge (Arbeitsvorgänge, Passwörter, etc.).
• Pilotphase (1–2 Wochen)
• Regelmäßiges Check-in und Feinschliff der Prozesse.
Wie kommunizieren wir?
So, wie es in deinen Alltag passt: E-Mail, Telefon, Teams, Projekttools (z. B. Trello). Wöchentliche oder zweiwöchentliche Check-ins haben sich bewährt.
Was passiert bei Urlaub oder Krankheit?
Gesicherte Vertretung im Team (nach Onboarding). Wissen ist dokumentiert (SOPs/Checklisten), damit nichts liegen bleibt.
Nutzt ihr KI-Tools?
Ja – verantwortungsvoll und immer mit menschlicher Qualitätskontrolle. KI beschleunigt Recherche, Zusammenfassung und Entwürfe; Freigaben bleiben bei dir.
Welche Branchen deckt ihr ab?
u. a. Handwerk & Services, Gesundheitswesen/Medizintechnik, Immobilien/Facility, E-Commerce, Agenturen/Consulting, Bildung/Coaching, Veranstaltungen. Branchenbesonderheiten (Compliance, Terminologie) berücksichtigen wir im Onboarding.
Könnt ihr auch nur „ein paar Stunden im Monat“ helfen?
Ja – genau dafür sind Retainer/Stundenpakete gedacht. Wir skalieren bei Bedarf hoch oder runter.
Wie kann ich unverbindlich anfragen?
Schick uns kurz deine Aufgabenliste/Ziele über das Kontaktformular – wir melden uns mit Vorschlag für Setup, Umfang und Paket.
Wie wird abgerechnet?
Flexibel – je nach Bedarf:
• Stundenpakete (Prepaid) für planbare Aufgaben,
• Retainer mit fester Stundenanzahl pro Monat,
• Projektpauschale für klar umrissene Projekte.
• Abrechnung im 30- oder 60-Minuten-Takt mit transparenter Zeiterfassung & Tätigkeitsreport.
Gibt es eine Mindestabnahme oder Laufzeit?
Keine starre Laufzeit. Stundenpakete sind i. d. R. 3–6 Monate gültig. Retainer monatlich kündbar (übliche Kündigungsfrist: 14 Tage zum Monatsende).
Wie schnell könnt ihr starten?
Meist kurzfristig. Für dringende Fälle prüfen wir Ad-hoc-Kapazitäten und schlagen einen realistischen Starttermin vor.
Übernehmt ihr auch sensible Aufgaben (z. B. Rechnungen)?
Ja – mit klaren Freigabeprozessen und Vier-Augen-Prinzip, wo es sinnvoll ist. Rollen & Limits werden vorab definiert.
Unterstützt ihr auch Content & Social Media?
Ja. Von Recherche & Redaktionsplan über Text/Assets-Aufbereitung bis Upload/Terminierung. Du behältst die finale Freigabe.
In welchen Sprachen arbeitet ihr?
Deutsch und Englisch. Weitere Sprachen auf Anfrage.
Wie läuft das Onboarding technischer Zugänge?
Wir arbeiten mit Rollen, eigenen Nutzerprofilen, Passwortmanager, ggf. IP-Whitelist und zeitlich begrenzten Zugriffsfenstern. Admin-Rechte nur, wenn unbedingt erforderlich.
Wie unterscheidet sich eine VA von einer Festanstellung?
Du sparst Recruiting-Zeit, Lohnnebenkosten und Ausfallrisiken. Du bezahlst nur die tatsächlich geleistete, dokumentierte Zeit und kannst flexibel skalieren.
Mit welchen Tools arbeitet ihr?
Mit denen, die benötigt werden.
u.a. Google Workspace, Microsoft 365, Trello, Canva, WordPress, Onepage, Shopify, Lexoffice, u. v. m. – wir passen uns deiner Tool-Landschaft an.
arbeite.online by Wolk & Wolk
Rechtliches
Kontakt
arbeite.online by Wolk & Wolk
Wroher Dorfstr. 19, 24259 Westensee
info@arbeite.online